Що було до
Адміністратори чотирьох салонів приймали записи в Direct і телефоном, вели графік у спільній таблиці й регулярно ставили двох клієнток на один час. Близько чверті записів зривалися, бо про візит просто забували. Увечері та у вихідні звернення залишались без відповіді до наступного робочого дня.
Що зробили
- Зробили бота з вибором салону, майстра, послуги й вільного слоту в реальному часі.
- Синхронізували графік із системою обліку салонів, щоб слот блокувався одразу після запису.
- Додали автоматичні нагадування за добу й за дві години до візиту з можливістю перенести в один дотик.
- Підключили AI-відповіді на типові питання про послуги, ціни й підготовку до процедур — на базі документів мережі.
- Зібрали адмінпанель зі статистикою завантаження майстрів і розсилками за сегментами клієнток.
Як ішла робота
Сценарій діалогу1 тиждень
Розписали всі гілки розмови до коду разом з адміністраторами: що бачить клієнтка на кожному кроці й де може застрягти.
Запис і синхронізація графіка2–3 тиждень
Найскладніша частина — узгодити стан слотів між ботом і системою обліку, щоб не було подвійних записів.
AI-відповіді та адмінпанель4 тиждень
Підключили базу знань мережі, налаштували передачу складних питань адміністратору, зібрали панель статистики.
Результат
Через три місяці близько 70% записів проходило через бота, а частка неявок скоротилася з 23% до 11% завдяки нагадуванням. Адміністратори перестали вести графік вручну, а майже третина записів тепер приходить після восьмої вечора — тобто в час, коли раніше звернення просто губились.
Чого кейс не доводить
Межі застосовності — щоб ви не переносили ці цифри на свою ситуацію наосліп.
- Клієнтки старшого віку продовжують дзвонити — бот не замінив телефон і не мав такої мети.
- AI-відповіді довелось обмежити питаннями про послуги й підготовку: на медичні протипоказання система відповідати не повинна, тому такі діалоги одразу йдуть до адміністратора.
Дівчата на ресепшені перестали жити в телефоні. Найбільше здивувало, скільки записів приходить після одинадцятої вечора.